La prima accoglienza del paziente è un momento cruciale, sia per il medico che per l’assistito. È il momento in cui il paziente si fa una prima, ma fondamentale, idea sul tuo studio, che potrebbe portarlo a non tornare più, nel caso di un’esperienza negativa.
Ecco come gestirla al meglio, per far sentire il paziente sempre sereno e assicurarsi che ritorni.
La prima accettazione nello studio medico: ecco perché è importante
Come abbiamo detto, il primo momento in cui il paziente entra in contatto con il tuo studio può risultare decisivo.
Durante l’accoglienza, l’assistito entra in contatto fisicamente con tutto il tuo personale e con te, dopo aver parlato con la segreteria solo al telefono. Inoltre, molto probabilmente sarà in ansia, o perché deve svolgere una visita importante o perché ha paura di scoprire qualcosa di preoccupante, anche durante un controllo di routine.
Dunque, un’accettazione gestita male, potrebbe indebolire il rapporto di fiducia che il paziente ha stretto con te, proprio per lo stato di vulnerabilità in cui si trova.
Alcuni consigli per gestire l’accoglienza del paziente
L’accoglienza inizia ben prima che il paziente entri nello studio. Accertati che il tuo studio medico sia ben visibile, facile da individuare e che l’assistito capisca subito a quale campanello deve suonare.
La difficoltà nella ricerca della struttura potrebbe far innervosire il paziente, contribuendo ad agitarlo e a metterlo in difficoltà.
Nel momento in cui solca la porta del tuo studio, non deve essere lasciato solo, ma accompagnato passo passo verso la visita, con trasparenza, calore e attenzione. Dunque, il primo ad accoglierlo dovrà essere il segretario o la segretaria, che lo saluterà educatamente e confermerà con discrezione l’orario della visita. Qui si può far riferimento alla telefonata fatta dal paziente per prenotare il controllo, in modo tale da fargli capire che tutto il tuo personale si ricorda di lui e che ha a cuore la sua situazione, qualunque essa sia.
Successivamente si può accompagnare il paziente alla firma dell’informativa alla privacy e a quella per il consenso del trattamento dei dati personali, anche in questo caso sono necessari tatto e delicatezza, proprio perché si stanno trattando dei dati sensibili.
Svolta anche questa pratica, si può accompagnare il paziente verso il suo posto a sedere. Anche la sala d’attesa dello studio medico gioca un ruolo cruciale; dunque, gli spazi devono essere gestiti con attenzione.
Scegli delle sedute singole, per garantire il giusto livello di privacy e, se puoi, allestisci un guardaroba, per far star comodo il paziente. Preferisci una luce calda e delle tinte tenui alle pareti, per trasmettere serenità e calore. In questo modo, anche in un momento così particolare, il paziente si sentirà veramente accolto da tutto il personale medico e sarà ben felice di donarti la sua fiducia, per stabilire un rapporto solido e sano.
Come gestire la privacy dei pazienti durante la prima accoglienza
Durante tutta la visita e prima il paziente si sentirà particolarmente esposto, è giusto dunque garantirgli un alto livello di privacy.
Non diffondere dati sensibili agli altri pazienti presenti nella sala d’attesa, come: il motivo della visita, il cognome, il cellulare, l’indirizzo o l’indirizzo di posta elettronica. Fare ciò è semplice, basta avere determinate accortezze.
Nel momento in cui chiami il paziente, usa il nome di battesimo; quando tu o l’addetto alla segreteria ricordate al paziente il motivo della sua prenotazione, non spingetevi in particolari. Inoltre, non pronunciare ad alta voce altri dati sensibili del paziente, come numero di telefono o indirizzo.
Con questi pochi, ma semplici consigli, la tua accoglienza sarà perfetta e il paziente si sentirà al sicuro e ben felice di tornare.
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